Business English
Lesson 01 · Writing Skills

Writing Professional Emails

Aprenda frases essenciais e estratégias para escrever e-mails profissionais em inglês de forma clara e educada.

~12 minutos
Intermediário (B1–B2)
8 expressões · 10 questões
Ouça o Diálogo Adicione o link do seu áudio abaixo
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Conversation
Anna (UK) Marcos (Brazil)
Anna
Marcos, I need to send an email to our client in London. They asked for a project update, but I'm not sure how to open the email properly.
Marcos
It depends on how well you know them. If it's formal, you can say "Dear Mr. / Ms. [Last Name]". If the relationship is more relaxed, "Hi [First Name]" works fine.
Anna
We've worked together for about a year, so it's fairly casual. What about the opening line? I always struggle with that.
Marcos
A common one is "I hope this email finds you well." Or if you're getting straight to the point, you could try "I'm writing to update you on the current status of our project."
Anna
That's helpful. And how do I make a request without sounding too direct or rude?
Marcos
Use softer phrases. Instead of "Send me the report", say "Could you please send me the report by Friday?" or "Would it be possible to share the report by Friday?"
Anna
Great. Now for the sign-off — what do people usually use in business emails?
Marcos
The most common ones are "Best regards" or "Kind regards". If it's very formal, "Yours sincerely". Avoid things like "Cheers" unless you know the person really well.
Anna
Perfect. One more thing — how do I follow up if I don't get a reply?
Marcos
Keep it polite and brief. Something like "I just wanted to follow up on my previous email" or "I'm just checking in to see if you had a chance to review my message." Never sound impatient or pushy.

💡 As palavras e frases destacadas estão explicadas na aba Vocabulary.

Sample Business Email
📌 Estrutura do E-mail
Greeting "Hi Sarah," — semi-formal, pelo primeiro nome. Adequado para uma relação de trabalho já estabelecida.
Opening line "I hope this email finds you well." — forma educada e profissional de começar sem ir direto ao assunto.
Purpose "I'm writing to give you a brief update…" — deixa claro o motivo do e-mail logo no início.
Request "Could you please confirm…" — pedido educado e indireto usando modal verb. Evita soar imperativo.
Closing "Looking forward to your feedback." + "Best regards" — encerramento caloroso, mas ainda profissional.
Key Vocabulary & Phrases
to follow up
Enviar uma segunda mensagem após não receber resposta a um e-mail anterior.
I'm following up on my email from last week.
She followed up with the client after the meeting.
to reach out
Entrar em contato com alguém, especialmente para oferecer ajuda ou iniciar uma comunicação.
Please don't hesitate to reach out if you need anything.
I reached out to the supplier about the delay.
to confirm
Confirmar que algo está correto ou definido; verificar uma informação.
Could you please confirm the meeting time?
I'm writing to confirm our appointment for Thursday.
further clarification
Uma explicação mais detalhada para ajudar o leitor a entender melhor algum ponto.
Please contact me if you need further clarification.
The document required further clarification before signing.
for your reference
Expressão usada ao anexar ou compartilhar algo para que o leitor possa consultar.
I've attached the contract for your reference.
Please find the minutes of the meeting for your reference.
on your end
Do seu lado; refere-se à situação ou responsabilidades da outra pessoa.
Let us know if there are any changes on your end.
Everything is ready here — how are things on your end?
don't hesitate to
Expressão educada que encoraja o leitor a agir ou perguntar sem se preocupar.
Please don't hesitate to contact me with any questions.
Don't hesitate to let us know if you need support.
I'm writing to...
Expressão formal usada no início do e-mail para indicar o motivo do contato.
I'm writing to enquire about your services.
I'm writing to inform you of a change in our schedule.
Responda as questões com base no diálogo e no vocabulário da aula. Nas questões de fill-in-the-blank, digite a palavra ou expressão que falta. Nas de multiple choice, selecione a melhor opção.
Parte 1 — Fill in the Blank
Questão 1
Complete a frase de abertura do e-mail:
"I this email finds you well."
Questão 2
Complete a frase para fazer um pedido de forma educada:
" you please send me the report by Friday?"
Questão 3
Complete a frase de follow-up:
"I just wanted to on my previous email."
Questão 4
Complete a frase:
"I've attached the report your reference."
Questão 5
Complete o encerramento do e-mail:
"Please don't to reach out if you need anything."
Parte 2 — Multiple Choice
Questão 6
Qual saudação é mais adequada para um e-mail formal para alguém que você nunca conheceu?
Questão 7
Qual encerramento é o mais adequado para um e-mail profissional padrão?
Questão 8
O que significa "on your end" em um e-mail de negócios?
Questão 9
Qual frase apresenta o objetivo de um e-mail de forma mais profissional?
Questão 10
De acordo com o diálogo, o que você deve evitar ao fazer um follow-up?
0/10
Continue praticando! Releia o diálogo e o vocabulário.
Como usar: Ouça cada frase de e-mail profissional e tente repetir em voz alta, imitando a pronúncia, ritmo e entonação. Depois clique em Mostrar para conferir o texto. Pratique cada frase até se sentir natural dizendo ela.
Listen & Repeat
Frase 1 — Abertura educada
Como começar um e-mail de forma profissional e calorosa
Play Audio Ouça e repita 3x
"I hope this email finds you well."
Frase 2 — Declarar o objetivo do e-mail
Como indicar claramente o motivo do contato
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"I'm writing to give you a brief update on the current status of the project."
Frase 3 — Pedido educado
Como fazer um pedido sem soar imperativo
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"Could you please confirm whether the deadline still works for your team?"
Frase 4 — Mencionar anexo
Como avisar que há um arquivo anexado
Play Audio Ouça e repita 3x
"I've attached the latest progress report for your reference."
Frase 5 — Encerramento profissional
Como terminar o e-mail de forma calorosa e aberta
Play Audio Ouça e repita 3x
"Please don't hesitate to reach out if you have any questions."
Frase 6 — Follow-up gentil
Como retomar contato sem soar impaciente
Play Audio Ouça e repita 3x
"I'm just checking in to see if you had a chance to review my previous message."

💡 Dica: Grave sua própria voz e compare com o áudio original. Foque na entonação — não apenas nas palavras.